Met de gewaardeerde steun van

Privacyverklaring

De Koninklijke Belgische Zwembond vzw (hierna ‘KBZB’ genoemd) respecteert jouw privacy. In onze Privacyverklaring willen wij je op een heldere, transparante, eenvoudige maar correcte manier informeren wanneer, waarom en hoe de KBZB persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt. Dit van personen die ons persoonsgegevens verstrekken via de website en toepassingen van de KBZB of bij registratie als aangeslotene van de KBZB of één van haar vleugels (VZF & FFBN).

1. Wie we zijn en wat we beogen

De KBZB heeft als doel de organisatie, de verspreiding en promotie van de zwemsport in al haar vormen. Zij organiseert hiertoe competities van nationaal niveau (elitesporter) en een nationale bekercompetitie (Beker van België) waarbij onder andere de principes van sportieve integriteit en fairplay hoog in het vaandel worden gedragen. De sporttechnische en disciplinaire organen van de KBZB staan in voor het respect van de basisprincipes van alle zwemsportdisciplines en dragen zodoende bij tot een eerlijke sport. Ook op internationaal niveau is de KBZB actief met haar nationale ploegen zwemmen en waterpolo.

Geen zwemsport zonder scheidsrechters en zonder officials. Ook zij worden opgeleid en bijgestaan zodat ze zich op een continue manier kunnen ontwikkelen met als doel een zo hoog mogelijk niveau te bereiken.

Om deze doelstellingen te bewerkstellingen, vaardigt de KBZB een eigen bondsreglement uit, maar door haar lidmaatschap van LEN en FINA dienen eveneens internationale reglementen gerespecteerd te worden. Door zich aan te sluiten bij de KBZB en haar vleugels gaat men uitdrukkelijk akkoord met deze reglementen en verbindt men zich ertoe deze te allen tijde na te leven, met inbegrip van de disciplinaire beslissingen. Ook met de ontwikkeling van verscheidene mobiele applicaties proberen de KBZB en haar vleugels bij te dragen tot een verhoogde visibiliteit en de promotie van de zwemsport in al haar facetten.

Naast dit organisatorische en talentontwikkelingsluik heeft de KBZB ook een sociale rol te vervullen, zwemsport kan immers een middel zijn om een aantal maatschappelijke doelstellingen te helpen vervullen. De KBZB en haar vleugels focussen op verschillende thema’s zoals inclusie, gezondheid, kinder- en mensenrechten & duurzaamheid en door middel van verschillende sociale projecten trachten ze de kernwaardes “respect, fairplay en opvoeding” steeds te belichten en te promoten in de Belgische samenleving.

Deze Privacyverklaring gaat uit van de Koninklijke Belgische Zwembond vzw, met ondernemingsnummer 0409.395.428.

2. Informatie die we verzamelen

2.1 Welke persoonsgegevens verzamelen we van je?

Afhankelijk van jouw verhouding met de KBZB verzamelen wij verschillende types van persoonsgegevens. Voor sommige diensten zijn bijkomende persoonsgegevens noodzakelijk. Elke aangeslotene en gebruiker van één van de toepassingen van de KBZB krijgt de keuze om een bepaald Privacyprofiel te kiezen en kan in de profielinstellingen zijn/haar Privacyprofiel wijzigen voor alle toepassingen waar je geregistreerd bent. Afhankelijk van je gekozen Privacyprofiel kunnen bijkomende persoonsgegevens verzameld en verwerkt worden.

2.1.1 Als aangeslotene van de Federatie of haar vleugels

Wanneer je jezelf registreert als een aangeslotene (zoals een speler, trainer, staflid, scheidsrechter, vrijwilliger, enz.) zullen jouw (voor)naam, contactgegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres, nationaliteit, geboortedatum en -plaats, pasfoto en geslacht/gender gevraagd worden. Deze informatie is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst (aansluiting) die je met de Federatie wenst aan te gaan of is nodig in het kader van de organisatie van sportieve competities of in het kader van administratieve of disciplinaire procedures, waaronder het genereren van een uniek aansluitingsnummer (wettelijke verplichting vanuit de Vlaamse en Franstalige Gemeenschap) teneinde een speler aan de juiste competitie en leeftijdsgroep te linken en faire competities te organiseren, met inbegrip van het nemen en communiceren van disciplinaire beslissingen. Het akkoord gaan met de verzameling en verwerking van persoonsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde om je te kunnen aansluiten bij de Federatie, en om je te kunnen inschrijven in een club en aan het competitiezwemsport te kunnen deelnemen.

2.1.2 Als gebruiker van één van de toepassingen of diensten van de Federatie.

Wanneer je een account creëert op de website of in één van de toepassingen van de KBZB, VZF of FFBN, moet je een e- mailadres en paswoord opgeven en vragen we accountinformatie op waaronder (voor)naam, geboortedatum en geslacht. Bijkomende informatie, zoals een profielfoto, is optioneel. De informatie die wordt verzameld op de website of één van de toepassingen van de Federatie zal voornamelijk afhangen van de toestemming gegeven door de gebruiker. Bijgevolg kan je deze toestemming ook altijd intrekken indien je niet langer wenst dat de Federatie jouw gegevens verzamelt en verwerkt. Let echter op dat sommige informatie vereist is als je gebruik wil maken van bepaalde diensten en toepassingen van de Federatie.

2.2 Analytische informatie

Naast bovenvermelde informatie gebruiken we analysetools, desgevallend van derde partijen, om het gebruik van bepaalde diensten te meten. Deze tools kunnen informatie verzamelen die jouw toestel naar ons verstuurt om onze diensten en toepassingen te verbeteren. We verzamelen en gebruiken deze informatie met analysegegevens van andere gebruikers zodat het niet aangewend kan worden om een specifieke gebruiker te identificeren.

2.3 Cookies en gelijkaardige technologieën

Bij het gebruik van de website of bepaalde toepassingen van de Federatie kunnen we lokale opslag bewaren over jouw gebruik van de website of toepassing om deze beter af te stemmen op jouw behoeften en voorkeuren. Op basis van deze informatie kunnen we bepaalde functionaliteiten aan jou aanbieden om jouw gebruiksgemak te verbeteren. De informatie die we verzamelen is beperkt tot technische informatie, zoals merk van het toestel, aanbieder en sessie- en browsergegevens. Bovendien worden geaggregeerde locatiegegevens verzameld zonder dat een individu hierbij geïdentificeerd kan worden.

2.4 Toestel identifiers

Wanneer de toepassingen van de Federatie op een PC, laptop, tablet of smartphone gebruikt worden, kunnen we ‘toestel identifiers’ op jouw toestel raadplegen, verzamelen, monitoren en bewaren. Deze toestel identifiers zijn kleine bestandjes die ons toelaten om jouw toestel te identificeren en ons informatie te geven over hoe de toepassing wordt gebruikt. Dit is noodzakelijk vanuit veiligheidsoverwegingen.

2.5 Andere gegevens

Bovenop de reeds vermelde gegevens, afhankelijk van de gebruikte toepassing of dienst en afhankelijk van het door jou gekozen Privacyprofiel kunnen we ook volgende types persoonsgegevens verzamelen:

  • Gebruikersgegevens, bv. je taalvoorkeur, voorkeuren die je kenbaar maakt via sociale media, acties, enz.;

  • Locatiegegevens

2.6 Privacy van minderjarigen

De KBZB verzamelt en verwerkt uiteraard heel wat persoonsgegevens van kinderen, zowel in het kader van haar werking als sportfederatie als op haar platformen voor een dienst van de informatiemaatschappij. Om deze reden vragen wij bij aansluiting op de club of registratie in een platform de contactgegevens van één van de ouders of voogd op te geven met als doel de ouderlijke toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens van kinderen te verkrijgen.

3. Waarom gebruiken we deze gegevens?

We verzamelen en verwerken jouw persoonsgegevens voor volgende doeleinden:

  • De verwerking van jouw aansluiting als lid van de Federatie;
  • De verwerking van jouw lidmaatschap, transfers, activiteiten als speler of trainer, inclusief disciplinaire beslissingen;
  • De verwerking van ongevallendossiers en verzekeringskwesties die het gevolg zijn van blessures opgelopen als sporter of official;
  • Het versturen van diverse uitnodigingen;
  • De verwerking van jouw registratie op de website of een toepassing van de Federatie;
  • De voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst (aansluiting) die je met ons bent aangegaan;
  • Om te voldoen aan wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen;
  • Om via studies, testen en statistieken de werking en ontwikkeling van clubs en competities op te volgen met als doel de ontwikkeling van de Belgische zwemsport;
  • Om algemene informatie over de KBZB en rechtstreekse communicatie over jouw wedstrijden (bv. afgelastingen of locatiegegevens) te bezorgen;
  • Wedstrijdbladen en -fiches te publiceren op onze kanalen (bv. DWF);
  • Uw gebruiksgemak op onze platformen te optimaliseren;
  • Technische problemen in onze platformen te detecteren;
  • Het gebruik in onze platformen te monitoren;
  • De organisatie van de sociale projecten van de KBZB;
  • Wanneer wij hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben, dewelke wij steeds afwegen tegen jouw recht op privacy.
    Mits toestemming en afhankelijk van het door jouw gekozen Privacyprofiel verzamelen wij persoonsgegevens voor de volgende concrete doelen:
    • Het tonen van jouw statistieken op onze platformen;
    • Gebruikers van onze platformen een persoonlijke ervaring te geven met gepersonaliseerde berichtgeving, al dan niet via
      profilering en rekening houdend met jouw interesses, voorkeuren, gedrag op sociale media;
    • Commerciële acties van de Federatie of onze partners.

4. Met wie delen wij jouw informatie?

Wij delen jouw persoonsgegevens met dienstverleners van de Federatie voor zover als nodig voor de uitvoering van de dienstverlening.

Wij trachten jouw persoonsgegevens te pseudonomiseren of te anonimiseren wanneer we deze delen met externe partijen. Dit door voldoende persoonsgegevens te aggregeren (bv. statistisch onderzoek) of bepaalde delen van persoonsgegevens weg te laten zodat de informatie niet langer geassocieerd kan worden met een persoon.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen noch geven wij die door aan derden zonder jouw toestemming, tenzij:

  • Aan de verbonden organisaties die deel uitmaken van de organisatie van de KBZB, namelijk de vleugels (VZF & FFBN);
  • Er een wettelijke verplichting is;
  • Indien nodig voor onze dienstverlening of ingeval van gerechtvaardigd belang waarbij jouw fundamenteel recht op privacy steeds zal worden afgewogen.

Mits jouw toelating (gekozen Privacyprofiel) kunnen wij jouw gegevens delen met onze partners voor commerciële acties.

Wat betreft de internationale doorgifte van persoonsgegevens (bv. FINA of LEN), beschermen wij je gegevens conform het beschermingsniveau vereist door de Europese regelgeving.

5. Hoe beveiligen wij je gegevens?

De KBZB stelt alles in het werk om jouw persoonsgegevens en privacy te allen tijde te beschermen. Verschillende functies binnen de organisatie zien toe op de naleving van de wetgeving en de beveiliging van jouw informatie, onze infrastructuur en systemen. Zo trachten we voortdurend nieuwe technische maatregelen te implementeren, zoals onder andere encryptie, firewalls, toegangscontrole met strenge paswoordvereisten, intrusie- en anomaliedetectie, fysieke beveiliging. Moest er zich toch een incident voordoen waarbij jouw gegevens betrokken zijn, dan word je persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Het aantal medewerkers dat toegang heeft tot jouw gegevens is beperkt en zorgvuldig geselecteerd. Aan deze werknemers wordt toegang tot je persoonlijke informatie verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren. Onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met jouw gegevens. Bovendien wordt bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op jouw privacy een uitgebreide analyse gedaan om jouw rechten, de veiligheid en bescherming van jouw persoonsgegevens te garanderen.

Onze websites vermelden soms links naar sites van derden (sociale media, organisatoren van events die we sponsoren of andere partners) waarvan de gebruiksvoorwaarden niet onder het toepassingsgebied van dit privacybeleid vallen. Lees aandachtig hun beleid inzake de bescherming van je persoonsgegevens. Wanneer we persoonsgegevens daadwerkelijk delen met externe partijen wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin steeds voldoende (technische) maatregelen moeten worden opgenomen zodat de beveiliging van jouw gegevens zo goed als mogelijk gegarandeerd is.

6. Jouw privacyprofiel

Je hebt te allen tijde de mogelijkheid om jouw Privacyprofiel te wijzigen. Dit kan in de profielinstellingen van alle platformen van de Federatie waar je actief bent.

Aan de hand van jouw privacyprofiel beslis je zelf welke informatie we van je mogen verzamelen en waarvoor we deze mogen gebruiken. Zo zullen we jou nooit contacteren voor commerciële acties als je daar geen toestemming voor hebt gegeven. Indien dit toch het geval is, gelieve ons onmiddellijk te contacteren zodat we jouw of onze instellingen kunnen aanpassen.

7. Jouw rechten en hoe deze uit te oefenen

7.1 Recht op inzage, overdraagbaarheid en rechtzetting van jouw gegevens

De kwaliteit en accuraatheid van jouw persoonsgegevens zijn zeer belangrijk voor ons. Daarom heb je altijd het recht om inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens die zich bij ons bevinden. Je doet dit door een verzoek in te dienen bij de KBZB. De contactgegevens vind je onderaan.

Om je recht van toegang uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, dien je ons een bewijs van je identiteit te verschaffen. Wij vragen je dan ook om bij voorkeur een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart toe te voegen aan je aanvraag.

Voor de volledigheid informeren wij je dat, indien wij niet reageren op je aanvraag, deze weigeren of indien ons antwoord niet voldoet aan je verwachtingen, je steeds het recht hebt om de Gegevensbeschermingautoriteit te contacteren, die dan in het kader van haar bemiddelingsopdracht zal tussenkomen.

7.2 Recht op verwijdering van je gegevens

Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of te laten aanpassen. Hiervoor kan je tevens een verzoek indienen bij bovenvermelde diensten. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of jouw verzoek gerechtvaardigd is. Houd er bovendien rekening mee dat wij je, afhankelijk van je verzoek, sommige diensten niet meer kunnen aanbieden. Zo moeten wij bepaalde persoonsgegevens verwerken indien je wenst deel te nemen aan competitiezwemsport. Bovendien moeten wij ons aan enkele wettelijke bewaartermijnen houden, waardoor we jouw verzoek tot verwijdering niet kunnen inwilligen.

Om je gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij je hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals nieuwe contactgegevens. Wij voorzien in onze platformen de mogelijkheid om jouw gegevens te updaten.

7.3 Recht op verzet

7.3.1 Recht op verzet tegen de verwerking van gegevens voor direct marketing

Je hebt altijd het recht om jezelf, zonder opgave van reden, te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden. Je kunt dit doen door contact op te nemen met bovenvermelde diensten, jouw privacyprofiel te wijzigen of gebruik te maken van de uitschrijfmogelijkheden in commerciële e-mails.

7.3.2 Recht op verzet om afgebeeld te worden

Je hebt altijd het recht om jezelf, zonder opgave van reden, te verzetten tegen het afgebeeld worden op een publieke applicatie van de KBZB, bijvoorbeeld het afbeelden van je naam en leeftijd in de matchsheets in onze DWF applicatie. Hiervoor dien je een verzoek tot verzet in te dienen bij bovenvermelde diensten. In de line-ups zal jouw naam en leeftijd niet meer vertoond worden en vervangen worden door een ‘X’.

8. Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?

De KBZB en haar vleugels verbinden zich ertoe jouw gegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk voor onze dienstverlening binnen het doel waarvoor we deze hebben verzameld. Bewaartermijnen kunnen echter per doel verschillen. Zo maken wij een duidelijk onderscheid in contactgegevens, sportieve gegevens, medische gegevens, disciplinaire gegevens of gebruikersgedrag. Wij houden ons te allen tijde aan de bewaartermijnen zoals bepaald in het Bondsreglement of zoals gecommuniceerd in de gebruiksvoorwaarden van onze applicaties. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens geanonimiseerd.

9. Hoe moet je ons contacteren?

Indien je vragen hebt over deze Privacyverklaring, je rechten met betrekking tot jouw privacy wil uitoefenen of andere vragen hebt inzake ons privacybeleid, gelieve ons te contacteren:

Koninklijke Belgische Zwembond
Reebokstraat 28, 1000 Brussel

T: +3225138708

E: privacy@belswim.be

 

Indien je de toezichthoudende autoriteit wenst te contacteren, gelieve te sturen naar:

Gegevensbeschermingautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

T: +32 (0)2 274 48 00

F: +32 (0)2 274 48 35

E: contact@apd-gba.be

 

10. Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Van tijd tot tijd kunnen wij onze privacyverklaring aanpassen. Wij raden daarom aan om deze regelmatig te bekijken. Bij wijzigingen aan onze privacyverklaring zullen we je vragen de nieuwe versie te accepteren.

 

BRUSSEL, 07.06.2018

PDF